Factura comercial en el eCommerce

Un eCommerce es un negocio comercial donde se venden productos y servicios a través de internet, por lo que necesita poder generar facturas que se adapten a la legislación vigente. La factura comercial es un elemento indispensable de todo comercio donde se recogen los principales datos de la transacción, como los datos de la tienda online, del cliente, el precio y otra información relacionada.

Consejos para tu negocio

Qué es una factura comercial

La factura comercial es un documento de carácter legal que emite la empresa cuando vende un producto o servicio a un cliente. Se trata de una prueba de venta que recoge los principales datos de la transacción realizada.

Para poder calcular los impuestos y aranceles a pagar en un despacho de aduanas, la factura comercial es un documento indispensable que se debe incluir con los envíos.

Reglamento de facturación

Una tienda online necesita emitir una factura por cada venta que realice para poder llevar un control de las ventas que se realizan y así poder cumplir con la liquidación de impuestos. La Agencia Tributaria puede requerir los datos de facturación y las facturas emitidas durante un periodo de tiempo determinado por lo que todo eCommerce debe implementar un sistema de facturación.

Cuando un eCommerce envía un pedido a un cliente debe acompañarlo de la factura comercial para que el despacho de aduanas pueda determinar los impuestos y aranceles a los que se encuentra recogido, y para ofrecer al cliente un documento legal sobre su compra.

Qué datos se incluyen en una factura comercial

En una factura comercial hay que incluir una serie de datos imprescindibles para que pueda ser considerada válida y legal. Los datos de facturación obligatorios son:

  • Datos del eCommerce. Nombre fiscal, dirección fiscal y CIF de la tienda online (NIF en caso de ser autónomo).
  • Datos del Cliente. Nombre fiscal, dirección fiscal y NIF del cliente (CIF en caso de ser una empresa).
  • Fecha de emisión. La fecha en la que se crea o emite la factura de venta.
  • Número de factura. La factura debe incluir un número que la identifique de forma inequívoca.
  • Relación de productos. Debe incluir todos los artículos objetos de la venta, incluyendo cantidad y precio.
  • Importe de la factura. El importe o valor total de la factura, incluyendo descuentos si los tuviese y el cálculo correspondiente del IVA (impuesto sobre el valor añadido).

La factura comercial puede incluir otros datos que son de utilidad a la hora de calcular impuestos o agilizar los trámites de aduanas y logística. Entre esos datos tenemos los incoterms, las condiciones de pago, el peso de las mercancías, clasificación arancelaria (código Taric) y origen de las mercancías.

Qué tipos de facturas existen

Existen seis tipos de facturas principales que pueden emitirse de forma legal cuando se realiza una venta.

1. Factura ordinaria

La factura ordinaria es la utilizada de forma habitual cuando se realiza una transacción económica e incluye los datos detallados de la operación. Se trata de la factura habitual que utiliza un eCommerce para enviar a sus clientes cuando realizan una compra.

2. Factura simplificada

A la factura simplificada también se la conoce como ticket, y por regla general no incluye los datos del comprador, salvo que este lo requiera. Este tipo de facturas son muy utilizadas en comercios minoristas, estaciones de servicio y similares, y se pueden emitir cuando el importe sea menor de 400 €, impuestos incluidos.

En el caso de un eCommerce no se pueden emitir este tipo de facturas, ya que no están permitidas en el caso de ventas a distancia.

3. Factura Proforma

La proforma es una factura que sirve como presupuesto u oferta comercial y no tiene carácter fiscal, por lo que carece de validez ante la Agencia Tributaria.

Este tipo de factura es similar a la factura ordinaria, pero con una numeración distinta y debe incluir de forma clara que se trata de una factura proforma o presupuesto.

4. Rectificativa

Se tratan de facturas legales que tienen como objetivo rectificar un error cometido en una factura anterior o sustituirla. Las facturas rectificativas o de abono no se podrán realizar sobre facturas con más de cuatro años de antigüedad.

5. Recapitulativa

Se trata de una factura que incluye todas las operaciones que ha realizado un cliente durante un mes. Tiene valor legal y debe incluir todos los datos necesarios, así como una breve descripción de todas las ventas realizadas.

6. Electrónica

Se trata de una factura emitida por medios digitales y tiene la misma validez que una factura tradicional impresa en papel. El objetivo de este tipo de facturas es agilizar la facturación y su emisión debe ser aceptada por el receptor.

La validez de este tipo de facturas se realiza con una firma digital o electrónica por parte del receptor.

Cómo crear una factura comercial en un eCommerce

Una tienda online debe incluir un sistema de generación de facturas para poder agilizar el proceso y no tener que invertir tiempo y esfuerzo que puede dedicarse a otras tareas que aporten mayor valor al negocio. Un proceso automatizado de generación de facturas puede crearlas cuando se produzca una venta o utilizar un sistema rápido (con un solo clic) para generarla.

A continuación mostramos cómo implementar un generador de facturas comerciales para una tienda virtual dependiendo de la herramienta de creación y gestión utilizada.

» Cómo crear una factura en WooCommerce

Si se trata de una tienda online desarrollada con WooCommerce de WordPress, existen múltiples formas de crear una factura comercial de las ventas a través de Woocommerce plugins o complementos.

Por ejemplo, con el plugin WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips se genera y envía al cliente una factura comercial de forma automática cuando se envía el correo de confirmación de comprar al cliente. El formato de estas facturas se puede editar para que se ajuste a las necesidades de cada tienda virtual. También es posible descargar una copia de la factura en PDF en cualquier momento.

» Cómo crear una factura en PrestaShop

Con PrestaShop es muy sencillo generar facturas de las ventas realizadas y se puede realizar de tres formas distintas:

  • Facturas por estado del pedido. Se trata de elegir un tipo de estado de pedido (entregado, enviado, etc.) y generar facturas automáticas para todos los pedidos que se encuentren bajo el mismo.
  • Facturas por fechas. Se selecciona un rango de fechas y se generan las facturas de los pedidos de ese periodo.
  • Factura de un pedido concreto. Seleccionar el pedido concreto y generar una factura para el mismo.

También es posible descargar e instalar un módulo específico para la generación de facturas que permite un mayor control y personalización del proceso.

En un eCommerce es importante disponer de un sistema para generar una factura comercial para enviarla junto al pedido del cliente en caso de ser necesario. La mejor alternativa es utilizar un sistema que permita automatizar y personalizar la generación de la factura.

Es importante recordar que para el despacho de aduanas la factura comercial es un documento indispensable, por lo que si el importe de la factura está sujeto a impuestos y aranceles aduaneros es necesario incluirla siempre en el envío.