Etiqueta de envío: Qué es y para qué sirve

Los envíos son uno de los procesos más importantes que se llevan a cabo en un negocio de comercio online. Cuando se realiza una venta se activa un proceso dentro del e-commerce para poder entregar al cliente de forma adecuada y en el menor tiempo posible su compra. Un elemento fundamental para conseguir que la entrega de los paquetes de una tienda online se realice de forma rápida y eficiente es la etiqueta de envío, pues en ella se incluye información vital que facilita su transporte, almacenamiento y entrega en el lugar y fechas acordados.

Consejos para tu negocio

Qué es una etiqueta de envío

Una etiqueta de envío es un elemento que se adquiere a un paquete en su exterior y que ofrece información relevante para poder realizar el transporte al destino correcto, garantizando la entrega dentro de las condiciones y fechas acordadas.

Las mensajerías y transportistas utilizan una plantilla de etiqueta para envío de paquete propia, pero que contienen los mismos datos como los nombres y direcciones postales, tanto de los remitentes, como de los destinatarios.

Estas etiquetas van codificadas para que puedan ser leídas también por sistemas informáticos y así acelerar los procesos logísticos y de transporte.

Para garantizar que las etiquetas puedan ser utilizadas de forma correcta es necesario que sean claras y fáciles de leer, de ahí la importancia de utilizar plantillas para su creación.

» Para qué sirve una etiqueta de envío

Una etiqueta de envío sirve para facilitar el proceso de transporte, almacenaje y entrega de paquetes ofreciendo toda la información necesaria de una forma clara, transparente y rápida, con el objetivo de minimizar los errores de entrega y acelerar todo el proceso de logística y transporte.

Cómo funcionan las etiquetas de envíos

Las etiquetas de envío se generan habitualmente de forma automática al realizar un envío en una mensajería o transportista. Estas etiquetas se pegan en el exterior del paquete para que sean visibles y puedan ser leídas de forma clara y sencilla, tanto por los operarios como por las máquinas que se utilizan.

En una etiqueta siempre se debe incluir el destinatario y el remitente del paquete, ya que de esta forma se garantiza la entrega correcta del mismo, o la devolución en caso de ser necesaria.

Qué partes forman la etiqueta de envío

Dentro de una etiqueta de envío estándar podemos encontrar cierta información. Gran parte de estos datos los genera la propia empresa de transporte, siendo el remitente el que debe aportar sus datos el del destinatario.

  • Nombre y dirección postal del remitente.
  • Nombre y dirección postal del destinatario.
  • Código que define el envío y que puede ser leído por un escáner (MaxiCode, por ejemplo).
  • Código de ruta que sirve para controlar la trazabilidad y saber en todo momento dónde se encuentra el paquete durante el envío.
  • Código postal del destino (es habitual que se incluya en formato de código de barras).
  • Número de seguimiento que se envía al cliente.
  • Descripción del contenido.
  • Método de envío contratado con la mensajería o transportista.

Cómo crear una etiqueta para el envío de un paquete

Para crear una etiqueta para enviar un paquete solo es necesario facilitar al transportista o mensajería los datos de remitente y destinatario (nombre y dirección postal), contratar un tipo de servicio y facilitar la descripción del contenido. La empresa de transporte generará de forma automática la etiqueta de envío correspondiente de acuerdo a su propia plantilla de etiquetas de envío.

» Crear una etiqueta de envío de forma manual

Muchas veces no es posible generar la etiqueta de envío por su proceso habitual automatizado. En estos casos, es necesario crear de forma “manual” e imprimir las etiquetas de envío para añadirlas a los paquetes.

Este puede ser el caso de una tienda online que realiza múltiples envíos diarios y que para acelerar el proceso imprime ella misma las etiquetas con todos los datos necesarios para el transporte.

Puedes utilizar diferentes métodos para crear tus propias etiquetas de envío en caso necesario:

  • Comprar etiquetas en Correos. Acudiendo a la oficina local de Correos se pueden adquirir etiquetas prediseñadas a las que se pueden añadir los datos necesarios para el transporte.
  • Crear etiquetas por internet. Las distintas empresas de mensajería y transportistas incluyen en sus portales web un sistema para generar etiquetas para envíos postales siguiendo su propia plantilla. Solo es necesario acudir a la página web de la mensajería y rellenar todos los campos que solicitan en la creación de etiquetas, para finalmente, descargar esas etiquetas y poder imprimirlas para su uso.
  • Utilizar un programa para crear etiquetas para envíos. Son utilidades que se pueden descargar en un ordenador o teléfono móvil que permiten utilizar plantillas de etiquetas de envío de distintos transportistas para rellenarlas y crear las etiquetas.
  • Automatización con una herramienta específica. Este sistema es muy útil para las tiendas online, ya que permite integrar en sus plataformas de creación y gestión de e-commerce (PrestaShop, Shopify o WooCommerce, por ejemplo), un complemento para poder crear de forma automatizada las etiquetas de envío cada vez que se realiza una venta en la plataforma. Este tipo de herramientas son ideales para automatizar todo el proceso, ahorrando mucho tiempo y esfuerzo a la hora de preparar y enviar los paquetes con las compras de los clientes. Con la integración de Packlink PRO, por ejemplo, se acelera y simplifica la gestión logística organizando múltiples envíos al mismo tiempo: se modifica, contrata, paga e imprime etiquetas de varios envíos a la vez.

Qué debes saber sobre una etiqueta de envío por correos

Veamos algunas consideraciones importantes que debes conocer sobre las etiquetas de envío y que ayudarán en tu e-commerce a gestionar mejor los envíos de las compras de los clientes.

» Plataforma online o software

Si la cantidad de envío de paquetes a la semana es pequeña, menos de 10 paquetes por semana, es suficiente gestionar las etiquetas desde la propia plataforma de la mensajería o transportista con la que se trabaje.

Si los envíos del e-commerce son muchos, superando al menos los 10 paquetes semanales, es mejor apostar por un sistema automatizado, bien utilizando un software específico, o integrando en la propia plataforma online de ventas un complemento apropiado.

» Imprimir correctamente las etiquetas

Para imprimir las etiquetas es desaconsejable utilizar impresoras de inyección de tinta, tanto por su precio como por la posibilidad de que se deterioren durante la manipulación. Las impresoras láser consiguen resultados de alta calidad para las etiquetas, pero su coste y el riesgo de que se deteriore la etiqueta tampoco la convierten en el método adecuado de impresión.

Para imprimir etiquetas para envíos la mejor alternativa son las impresoras térmicas que están especialmente diseñadas para imprimir etiquetas. Estos dispositivos no necesitan ni tinta, ni tóner, y solo es necesario añadir rollos de papel especial para etiquetas, ya que la impresión se realiza por medio del calor, proporcionando etiquetas más duraderas y resistentes.

» Colocar de forma correcta la etiqueta

La colocación de la etiqueta es fundamental para poder garantizar su correcta lectura durante las distintas fases del proceso de transporte y entrega al cliente. Su colocación habitual es en un lateral del paquete en la parte superior, y siempre hay que comprobar que quede bien pegada y que sus bordes no estén doblados (para evitar que no se pueda acceder aparte de la información que contienen).

Las etiquetas de envío son un elemento necesario y muy útil para garantizar que los pedidos de tus clientes en la tienda online, lleguen a su destino en tiempo y forma adecuado. La etiqueta también garantiza que se pueda realizar un seguimiento adecuado del envío durante su trayecto hacia el destinatario.