Cómo generar facturas en WooCommerce

Una de las plataformas más utilizadas para crear una tienda online es WooCommerce. El plugin de tienda online para WordPress es una herramienta potente, flexible y gratuita con la que es muy sencillo crear un e-commerce profesional con un alto grado de personalización, sin necesidad de invertir mucho tiempo y esfuerzo en el proceso.

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Qué es una factura para WooCommerce

Cuando se trabaja en un negocio de comercio electrónico es importante poder generar facturas de venta, ya que son necesarias para los envíos que pasan por aduanas, por cuestiones legales de contabilidad y porque pueden ser solicitadas por los clientes.

Utilizar un programa externo para generar facturas en WooCommerce no es la solución óptima, ya que es posible utilizar un plugin específico de facturas que genere de manera automática las facturas en formato PDF cada vez que se realice una venta.

Una factura en WooCommerce es el documento que recoge la venta que se realiza en la tienda online y que recoge los datos del cliente, el propio e-commerce y los productos incluidos en la compra. Estos productos están especificados en cantidad y precio para poder generar el importe de la factura, añadiendo los impuestos si fuese necesario, así como los gastos de envíos.

En una factura de venta de WooCommerce también hay que especificar dos datos importantes, la fecha de la venta y el número de la propia factura.

Por qué generar facturas en WooCommerce

Hay muchos motivos por lo que es necesario disponer de un sistema de facturación en WooCommerce.

  • Generar las facturas para poder llevar la contabilidad del negocio.
  • En la mayoría de envíos de paquetes que tienen que pasar por la aduana de algún país es necesario incluir la factura comercial. Incluso en zonas especiales dentro del mismo país, donde los envíos también pasan por aduanas, hay que incluir la factura (como los casos de Canarias, Ceuta y Melilla en España).
  • Un cliente puede exigir una factura cuando realiza una compra, ya que es un derecho del que dispone. El e-commerce está obligado a proporcionar dicha factura si el comprador la solicita.

Cómo generar facturas en WooCommerce

Existen muchos plugins o complementos para crear facturas de las ventas realizadas en una tienda online WooCommerce. Entre los plugins más interesantes para generar facturas de venta podemos destacar:

» WooCommerce PDF invoices

Este complemento de WooCommerce destaca por automatizar el proceso de generación y envío de facturas de ventas. El plugin se puede configurar de forma sencilla para que, cada vez que se realice una venta en la plataforma, en el correo que se envía al usuario de forma automática para confirmar la compra, se incluya una factura en formato PDF.

Algunas de las características que convierten a este plugin de WooCommerce en una de las mejores alternativas para crear facturas son:

  • Es capaz de generar una numeración correlativa para la facturación. Esta numeración se realiza de forma automática por lo que el administrador de la tienda no debe preocuparse por la misma.
  • Los clientes pueden acceder a su factura desde su cuenta en el e-commerce, y descargarla en formato PDF cuando consideren oportuno.
  • Se puede activar la opción de enviar la factura una vez generada, a un puerto de impresora para crear una factura en formato papel.
  • Dispone de diferentes plantillas de facturas donde elegir la que mejor se adapte al negocio. Además, permite personalizar la factura para que se puedan cubrir todas las necesidades.

» WPForms

Si se busca un complemento para crear facturas personalizadas en WooCommerce sin esfuerzo, WPForms es la solución. Su sistema de arrastrar y soltar para crear facturas y formularios de forma intuitiva es ideal para los que quieran un sistema más visual e intuitivo.

Este plugin es interesante para poder crear facturas y formularios sin tener que invertir mucho tiempo y esfuerzo.

» WP Invoice Manager

Otra opción interesante para utilizar en WooCommerce como gestor de facturación de la tienda online es el plugin WP Invoice Manager. Este complemento permite disponer de un amplio control de los distintos procesos relacionados con la facturación.

Sus principales características a la hora de crear y gestionar facturas son:

  • Con este plugin no hay límite al número de clientes y facturas que se pueden generar en WooCommerce.
  • Opción de crear manualmente facturas para aquellos clientes que paguen utilizando la modalidad de transferencia bancaria.
  • Utilización de filtros para buscar facturas por parámetros como fecha de vencimiento, estado del pago o número de factura, entre otros.
  • Facilita la recepción de pagos y la gestión de reembolsos.
  • Cuenta con una buena documentación sobre el funcionamiento del plugin para poder configurarlo y utilizarlo de forma sencilla y correcta.

» Quaderno

Este plugin de pago es una solución profesional que permite controlar todos los procesos relacionados con la facturación de un e-commerce. No solo se limita a la creación y envío de las facturas generadas tras una venta, sino que cuenta con múltiples funcionalidades como:

  • Se pueden crear facturas rectificativas para cuando sea necesario realizar una devolución a un cliente. Hay que recordar que la ley española obliga a generar una factura rectificativa en caso de devoluciones, con su numeración correspondiente y la descripción de la causa.
  • Evita problemas a la hora de asignar el número de factura de forma progresiva y secuencial. En caso de error y que se genere una factura con fecha posterior, se puede modificar para que se siga el orden exigido por la ley en la numeración y fechas de las facturas.
  • El plugin soporta multilenguaje por lo que se puede crear la facturación en el idioma del cliente. Si la venta se realiza en Francia, se genera una factura en ese idioma para que le llegue al cliente, proyectando una imagen de profesionalidad.
  • La generación y el envío de facturas se realiza de forma automatizada cuando se completa una venta.
  • Se pueden realizar una búsqueda interna y un filtrado por número de factura, estado de la factura, fecha y estado del envío, entre otras opciones.

» Quip Invoices

La solución que presenta Quip Invoices para generar y gestionar facturas de una tienda online son muy atractivas. Desde la posibilidad de ajustar muchos parámetros de la factura como los artículos a nivel individual o el tipo impositivo, hasta el envío de la factura a varias personas de forma simultánea.

Con este plugin de WooCommerce se puede trabajar también con presupuestos, que si los clientes lo aceptan, se convierten en facturas con un solo clic.

Este plugin soporta inglés, alemán, francés y español, generando facturas en cada uno de ellos.

La facturación es una parte fundamental de un comercio electrónico por lo que la creación de facturas y la gestión de la facturación deben ser una prioridad para el negocio.

Afortunadamente, existen muchos complementos como el PDF invoice plugin WooCommerce que facilitan y aceleran todos los procesos relacionados con la facturación de una tienda online.

La automatización es una de las grandes ventajas de utilizar este tipo de plugins, pues son capaces de crear y enviar de forma automática una factura, cada vez que se realice una venta en el e-commerce. Con estos complementos, se adjunta al correo de confirmación de compra que recibe el cliente, una factura en formato PDF. Además, esta factura queda accesible para el comprador accediendo a su cuenta de usuario dentro de la tienda, pudiendo descargarla cuando la necesite.